Due Diligence richtig strukturieren: Zeitplanung und Umfang festlegen

Sie planen den Kauf oder Verkauf eines Unternehmens? Dann wird eine Due Diligence – die sorgfältige Prüfung des Unternehmens – ein entscheidender Schritt in diesem Prozess sein. Eine gut strukturierte Due Diligence kann den Unterschied zwischen einer erfolgreichen Transaktion und einem kostspieligen Fehlschlag ausmachen.

Doch häufig wird dieser wichtige Prozess unzureichend geplant. Unternehmer unterschätzen den Zeitaufwand, den Umfang oder die nötige Vorbereitung. Dies führt zu Verzögerungen, Frustration und manchmal sogar zum Scheitern der gesamten Transaktion.

In diesem Artikel zeige ich Ihnen, wie Sie eine Due Diligence richtig strukturieren. Besonders wichtig sind dabei zwei Aspekte: die realistische Zeitplanung und die sinnvolle Festlegung des Prüfungsumfangs.

Grundlagen der Due Diligence

Due Diligence bedeutet übersetzt "gebührende Sorgfalt" und bezeichnet die umfassende Prüfung eines Unternehmens vor einer Transaktion. Käufer wollen wissen, was sie kaufen – und Verkäufer sollten vorbereitet sein auf das, was geprüft wird.

Definition und Zweck

Eine Due Diligence dient dazu, Chancen und Risiken eines Unternehmens transparent zu machen. Sie schafft Vertrauen zwischen den Parteien und bildet die Grundlage für die finale Kaufentscheidung und Preisfindung.

Verschiedene Arten der Due Diligence

Je nach Fokus unterscheiden wir verschiedene Bereiche:

Finanzielle Due Diligence: Prüfung der Finanzzahlen, Ertragsquellen und finanziellen Risiken
Rechtliche Due Diligence: Überprüfung von Verträgen, Rechtsstreitigkeiten und Compliance
Steuerliche Due Diligence: Analyse der Steuerrisiken und -strukturen
Operationelle Due Diligence: Untersuchung der Geschäftsprozesse und operativen Stärken/Schwächen
Technische Due Diligence: Bewertung von Technologien, Anlagen und IP-Rechten
Kulturelle Due Diligence: Analyse der Unternehmenskultur und Personalstruktur

Typische Beteiligte

An einer Due Diligence sind in der Regel beteiligt:

Das Managementteam des Zielunternehmens
Das Transaktionsteam des Käufers
Externe Berater (Wirtschaftsprüfer, Rechtsanwälte, Steuerberater, Branchenexperten)
M&A-Berater wie wir von ExitBuddies, die den Prozess koordinieren

Einbindung in den Gesamtprozess

Nach den ersten Verhandlungen und dem Abschluss eines Letter of Intent beginnt typischerweise die Due Diligence-Phase. Wie ich in meinem Artikel zum Letter of Intent erkläre, sollte der LoI bereits einen ersten Zeitplan für die Due Diligence enthalten. Dies schafft Klarheit für beide Seiten und verhindert unliebsame Überraschungen.

Zeitplanung der Due Diligence

Eine realistische Zeitplanung ist entscheidend. In meiner Erfahrung aus über 80 Firmenverkäufen ist eine falsche Zeiteinschätzung einer der häufigsten Gründe für Frustration im Transaktionsprozess.

Typische Dauer verschiedener Due-Diligence-Arten

Die Dauer variiert stark je nach Komplexität und Unternehmensgröße:

Kleine Unternehmen (bis 5 Mio. € Umsatz): 2-4 Wochen
Mittelständische Unternehmen: 4-8 Wochen
Große oder komplexe Unternehmen: 2-6 Monate

Dabei benötigen einzelne Bereiche unterschiedlich viel Zeit:

Finanzielle Due Diligence: Oft am zeitintensivsten (30-40% der Gesamtzeit)
Rechtliche Due Diligence: Abhängig von der Vertragslage (20-30%)
Operationelle Due Diligence: Stark branchenabhängig (15-25%)

Einflussfaktoren auf die Zeitplanung

Folgende Faktoren beeinflussen die benötigte Zeit:

Unternehmensgröße: Mehr Standorte, Mitarbeiter und Kunden bedeuten mehr Prüfungsaufwand
Branchenkomplexität: Regulierte Branchen (z.B. Pharma, Finanzdienstleistungen) erfordern umfangreichere Prüfungen
Datenqualität: Gut vorbereitete Unterlagen beschleunigen den Prozess erheblich
Internationale Aspekte: Niederlassungen im Ausland verlängern die Prüfung
Anzahl der Prüfer: Mehr Ressourcen können die Gesamtdauer verkürzen

Phasen der Due Diligence

Ein strukturierter Due-Diligence-Prozess umfasst typischerweise:

Vorbereitungsphase (1-2 Wochen):
- Umfang festlegen
- Checklisten erstellen
- Team zusammenstellen
- Datenraum einrichten
Durchführungsphase (2-8 Wochen):
- Dokumentenprüfung
- Management-Interviews
- Standortbesichtigungen
- Analyse und Bewertung
Berichtsphase (1-2 Wochen):
- Zusammenfassung der Ergebnisse
- Identifikation von Deal-Breakern und Risiken
- Bewertungsimplikationen
- Abschlussbericht

Realistische Zeitplanung erstellen

Bei ExitBuddies nutzen wir folgende Methode zur Zeitplanung:

Bottom-up Planung: Jeder Bereich schätzt seinen Zeitbedarf
Pufferzeiten einplanen: 20-30% zusätzliche Zeit für Unvorhergesehenes
Abhängigkeiten identifizieren: Welche Bereiche bauen aufeinander auf?
Kritischen Pfad bestimmen: Welche Elemente beeinflussen die Gesamtdauer am stärksten?
Meilensteine definieren: Zwischenziele und Statusmeetings festlegen

Häufige Zeitfallen vermeiden

Typische Zeitfallen sind:

Zu optimistische Planung ohne Puffer
Unzureichende Vorbereitung der Daten
Fehlende Ressourcen beim Verkäufer zur Beantwortung von Nachfragen
Unterschätzte Komplexität in Schlüsselbereichen
Schlechte Koordination zwischen verschiedenen Prüfungsteams

Umfang der Due Diligence festlegen

Die zweite große Herausforderung ist die richtige Festlegung des Prüfungsumfangs. Hier gilt es, die Balance zwischen Gründlichkeit und Effizienz zu finden.

Abwägung zwischen Vollständigkeit und Effizienz

Eine Due Diligence soll alle wichtigen Risiken identifizieren – aber nicht in endlosen Details versinken. In der Praxis ist es unmöglich, jedes Detail zu prüfen. Stattdessen brauchen Sie einen strukturierten Ansatz zur Priorisierung.

Risikobasierter Ansatz

Bei ExitBuddies empfehlen wir einen risikobasierten Ansatz:

Identifikation der Werttreiber: Was macht das Unternehmen wertvoll?
Risikoanalyse: Wo liegen potenzielle Problemfelder?
Fokus auf Wesentliches: Konzentration auf die größten Werte und Risiken
Stichproben statt Vollprüfung: Bei homogenen Bereichen

Checklisten-Beispiele

Für verschiedene Bereiche sollten spezifische Checklisten erstellt werden, z.B.:

Finanzielle Due Diligence:

Jahresabschlüsse der letzten 3-5 Jahre
Management-Berichte und Controlling-Daten
Umsatz- und Kostenanalysen nach Kunden/Produkten
Working Capital-Analyse
Investitionsplanung

Rechtliche Due Diligence:

Gesellschaftsverträge und Protokolle
Wesentliche Verträge (Kunden, Lieferanten, Mitarbeiter)
Immobilien und Mietverträge
Gewerbliche Schutzrechte
Rechtsstreitigkeiten

Anpassung an die spezifische Transaktion

Der Umfang sollte immer an die spezifische Situation angepasst werden:

Strategischer Käufer: Fokus auf Synergien und Integration
Finanzinvestor: Stärkerer Fokus auf Finanzkennzahlen und Wachstumspotenzial
Asset Deal vs. Share Deal: Unterschiedliche rechtliche Schwerpunkte
Branchenspezifika: Z.B. bei IT-Unternehmen stärkerer Fokus auf Technologie und IP

Abstimmung mit allen Beteiligten

Ein entscheidender Erfolgsfaktor ist die klare Abstimmung des Umfangs zwischen:

Käufer und Verkäufer
Verschiedenen Prüfungsteams
Externen Beratern und internen Teams

Diese Abstimmung sollte schriftlich festgehalten werden, um spätere Missverständnisse zu vermeiden.

Praktische Tipps für die Umsetzung

Mit der richtigen Vorbereitung läuft die Due Diligence deutlich effizienter ab.

Aufbau eines Due-Diligence-Datenraums

Ein gut strukturierter Datenraum ist das Herzstück der Prüfung:

Digitaler Datenraum: Heute Standard, ermöglicht parallelen Zugriff und Nachverfolgung
Klare Struktur: Logische Ordnerstruktur nach Prüfungsbereichen
Dokumentenindex: Übersicht aller enthaltenen Dokumente
Zugriffsrechte: Gestaffelte Rechte je nach Sensibilität

Kommunikation zwischen den Parteien

Etablieren Sie klare Kommunikationswege:

Benannte Ansprechpartner je Bereich
Regelmäßige Status-Meetings (wöchentlich)
Formalisierter Prozess für Nachfragen (Q&A)
Zentrale Dokumentation aller Kommunikation

Management der Informationsflüsse

Der Informationsfluss sollte kontrolliert ablaufen:

Koordinator für jede Seite (Käufer/Verkäufer)
Priorisierung von Anfragen nach Wichtigkeit
Tracking offener Punkte und Nachfragen
Management der Vertraulichkeit sensibler Informationen

Umgang mit kritischen Erkenntnissen

Wenn kritische Punkte entdeckt werden:

Frühzeitige Kommunikation an Entscheidungsträger
Einschätzung der Auswirkungen auf den Deal
Entwicklung von Lösungsansätzen (z.B. Garantien, Kaufpreisanpassungen)
Bei Deal-Breakern: Sachliche Kommunikation und geordneter Prozess

Dokumentation der Ergebnisse

Alle Ergebnisse sollten systematisch dokumentiert werden:

Bereichsspezifische Teilberichte
Gesamtbericht mit Executive Summary
Risikoliste mit Bewertung und Handlungsempfehlungen
Auswirkungen auf Kaufvertrag und Garantien

Fallstricke und wie man sie vermeidet

Aus meiner Erfahrung bei ExitBuddies kann ich vor einigen typischen Fallstricken warnen.

Typische Fehler bei der Zeitplanung

Zu enge Zeitplanung: Führt zu Oberflächlichkeit oder Verzögerungen
Vernachlässigung von Abhängigkeiten: Manche Bereiche können erst nach Abschluss anderer geprüft werden
Fehlende Puffer: Unvorhergesehenes passiert immer
Unterschätzung der Ressourcenbindung: Besonders beim Verkäufer, der gleichzeitig das operative Geschäft führen muss

Häufige Probleme bei der Umfangsbestimmung

"Boiling the ocean": Zu breiter Fokus ohne Priorisierung
Unklare Abgrenzung: Fehlende Definition, was genau geprüft werden soll
Ignorieren wichtiger Bereiche: Oft werden "weiche" Faktoren wie Unternehmenskultur übersehen
Fehlende Anpassung: Standardchecklisten ohne Anpassung an die spezifische Situation

Erfahrungen aus der Praxis

In den über 80 Firmenverkäufen, die ich bei ExitBuddies begleitet habe, haben sich einige Muster herauskristallisiert:

Je besser die Vorbereitung des Verkäufers, desto schneller und reibungsloser die Due Diligence
Transparenter Umgang mit Problemen schafft Vertrauen und führt seltener zum Abbruch
Professionelle Moderation des Prozesses verhindert Eskalationen bei Meinungsverschiedenheiten
Gute Strukturierung von Anfang an spart oft Wochen an Prüfungszeit

Reaktion auf unerwartete Entwicklungen

Selbst bei bester Planung können unerwartete Situationen eintreten:

Flexiblen Eskalationsprozess einrichten: Wer entscheidet bei Problemen?
Priorisierungssystem: Was muss sofort geklärt werden, was kann warten?
Regelmäßige Neubewertung: Bei größeren Entdeckungen Umfang und Zeitplan anpassen
Offene Kommunikation: Probleme frühzeitig ansprechen, nicht verschleppen

Fazit: Der Weg zur erfolgreichen Due Diligence

Eine erfolgreiche Due Diligence basiert auf drei Säulen: realistische Zeitplanung, fokussierter Prüfungsumfang und professionelle Durchführung. Bei ExitBuddies haben wir dafür einen strukturierten Prozess entwickelt, der diese Faktoren optimal verbindet.

Die Investition in eine gute Planung zahlt sich mehrfach aus: durch schnellere Abwicklung, geringere Kosten und vor allem durch die Vermeidung böser Überraschungen nach dem Kauf.

Besonders wichtig ist der richtige Balance zwischen Gründlichkeit und Effizienz. Nicht alles, was geprüft werden kann, muss auch geprüft werden – entscheidend ist der Fokus auf die wesentlichen Wert- und Risikotreiber.

Haben Sie Fragen zur Strukturierung Ihrer Due Diligence oder benötigen Sie Unterstützung bei einem anstehenden Unternehmenskauf oder -verkauf? Vereinbaren Sie ein unverbindliches kostenloses Erstgespräch mit mir. Ich freue mich darauf, Ihre individuellen Anforderungen zu besprechen und Sie auf dem Weg zu einer erfolgreichen Transaktion zu unterstützen.

Häufig gestellte Fragen

Wie lange dauert eine Due Diligence typischerweise?

Die Dauer variiert stark je nach Unternehmensgröße und Komplexität. Für kleinere Mittelständler sollten Sie mit 4-8 Wochen rechnen, bei größeren oder komplexeren Unternehmen können es auch 3-6 Monate sein. Entscheidend für die Dauer ist auch die Qualität der vorbereiteten Unterlagen und die Reaktionsgeschwindigkeit bei Nachfragen.

Welche Bereiche sollte eine Due Diligence mindestens umfassen?

Als Minimum sollten die finanziellen, rechtlichen und operativen Aspekte geprüft werden. Je nach Branche und Unternehmen können weitere Schwerpunkte wie IT, Umweltrisiken oder Compliance hinzukommen. Der genaue Umfang sollte anhand der spezifischen Risiken und Werttreiber des Unternehmens festgelegt werden.

Wer ist für die Durchführung der Due Diligence verantwortlich - Käufer oder Verkäufer?

Die Due Diligence wird vom Käufer durchgeführt und verantwortet. Der Verkäufer ist jedoch für die Bereitstellung der notwendigen Informationen und Unterlagen zuständig. Eine gute Vorbereitung des Verkäufers kann den Prozess erheblich beschleunigen und verbessert oft das Transaktionsergebnis.

Wie kann ich mich als Verkäufer optimal auf eine Due Diligence vorbereiten?

Die beste Vorbereitung ist eine "Vendor Due Diligence" - also eine vorausschauende Selbstprüfung. Stellen Sie alle relevanten Dokumente zusammen, identifizieren Sie potenzielle Problembereiche und bereiten Sie Erklärungen oder Lösungsansätze vor. Richten Sie einen strukturierten Datenraum ein und stellen Sie sicher, dass Ihr Management-Team für Nachfragen verfügbar ist.

Was passiert, wenn in der Due Diligence kritische Probleme entdeckt werden?

Kritische Erkenntnisse führen nicht automatisch zum Abbruch der Transaktion. Oft können Lösungen gefunden werden, etwa durch Anpassungen im Kaufvertrag, spezifische Garantien oder Kaufpreisanpassungen. Entscheidend ist die transparente Kommunikation. Nur bei fundamentalen Problemen, die das Geschäftsmodell in Frage stellen, kommt es typischerweise zum Abbruch.